دفاتر تحت الرقابة: 8 سجلات لمراقبة صناديق التأمين الحكومية

تفرض الهيئة العامة للرقابة المالية على جميع صناديق التأمين الحكومية الالتزام بإمساك مجموعة سجلات أساسية تكفل إحكام الرقابة وتعزز معايير الحوكمة والشفافية في إدارة الأعمال، وذلك كحد أدنى لتنظيم الدورة المستندية والمالية داخل كل صندوق. وتحدد السجلات التي يجب إمساكها بوضوح وتوضح أن البيانات يجب أن تكون مكتملة ومحدثة في مقراتها الرئيسية، مع حفظ نسخ منها في فروعها وفق نطاق العمل. وتؤكد المهم أن توفر هذا الإطار يسهل عمليات التدقيق والمتابعة ويعزز قدرة الصندوق على رفع كفاءة الإدارة والسرعة في الوصول إلى المعلومات عند الحاجة.

سجل الوثائق

يسجل الصندوق جميع الوثائق والنماذج التي يصدرها عند إصدار وثائق التأمين، مع توثيق التواريخ وأرقام الوثائق. كما يحفظ مسار كل مستند من تاريخ الإصدار حتى التسجيل النهائي ضمن النظام المعتمد. وتُراعي الهيئة أن يكون الاحتفاظ بالسجل متاحًا للمراجعة والتدقيق وفق الإجراءات المعتمدة.

سجل المطالبات

يسجل الصندوق جميع المطالبات المقدمة إليه، مع بيان تاريخ سداد كل مطالبة وقيمة التعويضات المصروفة. كما يوضح المطالبات التي تم رفضها وأسباب الرفض وتاريخ الرفض. وتُزوّد السجلات بتوثيق الحالات الخاصة وتواريخ الردود والمتابعات الإدارية للوصول إلى حل سريع ومسؤول.

سجل الاستثمارات

يسجل الصندوق إجمالي قيمة المحفظة الاستثمارية، مع البيانات التفصيلية للأدوات المالية المستثمر فيها ونسبة كل أداة من إجمالي المحفظة. كما يوضح العوائد المحققة لكل أداة سواء من حيث القيم المالية أو معدلات العائد. وتشمل البيانات تفاصيل أدوات الاستثمار والتقييم الدوري للمخاطر وتجنب التعارض بين المصالح.

سجل محاضر مجلس الإدارة

يسجل الصندوق محاضر جميع اجتماعات المجلس وتوثيق قراراته. كما يبين تاريخ الاجتماع وأسماء الأعضاء وأغراض القرار والنتيجة المتخذة. ويحفظ هذا السجل ضمن النظام التنفيذي ويتيح الوصول إليه للجهات الرقابية وفق الإجراءات المعتمدة.

سجل الشكاوى

يسجل الصندوق الشكاوى مع تاريخ التقديم ورقم المسلسل واسم مقدم الشكوى وموضوعها والمستندات المقدمة دعمًا لها. كما يتضمن السجل ملخصًا مدعومًا بإرشادات الإحالة والتصعيد حتى انتهاء التحقق. ويعد هذا السجل أداة رئيسية لضمان الشفافية وتتبع إجراءات المعالجة والتجاوب مع المستفيدين.

سجل الدعاوى القضائية أو التحكيمية

يسجل الصندوق الدعاوى القضائية والدعوى التحكيمية التي يكون طرفًا فيها، مما يضمن حصر النزاعات ومراقبتها بشكل دقيق. كما يوضح تاريخ الدعوى واسم الطرف وموضوعها وخطة المتابعة والتحديثات ذات الصلة. وتلتزم الهيئة بالاحتفاظ بهذا السجل كمرجع للتقييم والالتزام القانوني.

سجل الإيرادات

يسجل الصندوق جميع الإيرادات المستحقة له، بما في ذلك تاريخ الاستحقاق والمبالغ المقررة. كما يوضح القنوات والجهات المحصلة وطرق الدفع والتسوية. وتؤكد الهيئة أهمية تحديث هذا السجل باستمرار لضمان شفافيتها وكفاءة إدارة الموارد.

سجلات أخرى

وتقر الهيئة إمكانية إمساك سجلات أخرى وفق متطلبات الرقابة والإشراف، مع الالتزام بالاحتفاظ بها بشكل كامل في المقر الرئيسي وعلى أن تكون فروع الصندوق مسؤولة عن سجلات نطاق عملها. وتراعي الصناديق حفظ السجلات بما يتناسب مع التحول الرقمي وتحسين نظم الحفظ والاسترجاع. وتؤكد الإجراءات أن الحفظ يتم وفق آلية موحدة تتيح الوصول للجهات الرقابية عند الطلب.